Geef het VO meer podium – Bestuur is aan zet in proces volwassenwording VO

Sinds 1 juli 2014 is elk pensioenfonds verplicht tot het instellen van een Verantwoordingsorgaan. Nog even ter opfrissing van het geheugen de belangrijkste taken van dit orgaan.

• Een adviserende rol over onderwerpen die verband houden met de uitvoering. Hierover dient het Verantwoordingsorgaan vooraf advies te geven. Voorbeelden van onderwerpen die adviesplichtig zijn: beloningen, inrichting van het intern toezicht, klachtenprocedures, liquidatie en mogelijke fusies, communicatie- en voorlichtingsbeleid en het aangaan c.q. wijzigen van de uitvoeringsovereenkomst.
• De beoordeling achteraf van het door het bestuur gevoerde beleid en de kwaliteit van de uitvoering. Ook de strategie richting de toekomst maakt onderdeel uit van het beleid.

Inmiddels bestaat het Verantwoordingsorgaan in zijn huidige vorm dus bijna zeven jaar. In die periode is er veel gebeurd. Het VO moest zijn rol vinden in het krachtenspel met het bestuur en de Raad van Toezicht. Tot op zekere hoogte is dit gelukt.

Tandeloze tijger!?
Toch wordt het VO nog met enige regelmaat weggezet als ‘een tandeloze tijger’: een groep mensen waar je als bestuur twee keer per jaar mee overlegt en dat is het dan…
Voorts doen verhalen de ronde dat VO-leden die zich kritisch opstellen monddood gemaakt worden door de rechter of ontslagen worden door het bestuur (hetzelfde bestuur dat overigens verantwoording aan het VO moet afleggen).

De vraag is dus hoe serieus het VO genomen wordt. Een illustratief voorbeeld is een VO dat door het bestuur van een pensioenfonds verzocht was te adviseren over een voorgenomen collectieve waardeoverdracht. Terwijl het advies nog in de maak was werd het besluit contractueel bevestigd. In het contract was opgenomen dat het advies van het VO ‘binnen’ moest zijn, maar zonder de consequentie van ontbinding in het geval van een negatief advies. Het VO in kwestie is van mening dat haar medezeggenschap werd gemarginaliseerd en stapte naar de Ondernemingskamer.

Los van de inhoud van het geschil en de uitspraak van de Ondernemingskamer, zou je tot de conclusie kunnen komen dat het bestuur in deze case de inspraak van het VO niet heel zorgvuldig heeft vormgegeven.

De werkelijkheid is genuanceerder
Naar onze inzichten valt het met de ‘tandeloosheid’ van het VO nogal mee. In de loop der jaren heeft het orgaan bij veel pensioenfondsen wel degelijk een volwassen rol afgedwongen. Daarbij heeft de uitbreiding van bevoegdheden een positieve rol gespeeld: het VO adviseert bij premievaststelling en het recht op overleg met het bestuur over de strategie, doelstellingen en risicohouding van het fonds. Last but not least heeft het VO adviesrecht bij melding van disfunctioneren van het bestuur.

Naast bevoegdheden beschikt het VO wel degelijk over serieuze middelen om invloed te kunnen uitoefenen op het beleid van het fonds. We noemen in dit verband de nakomingsvordering, het beroeps- en enquêterecht. Voorts het recht op overleg met en informatievergaring bij het bestuur en medewerkers van het fonds. Ten slotte heeft het VO de mogelijkheid zich bij te laten staan door adviseurs.

Het VO is hiermee in principe in staat om zich een gedegen beeld te vormen van de kwaliteit van de uitvoering.

De vermeende ‘tandeloosheid’ van het VO heeft dus niet zo zeer te maken met een gebrek aan bevoegdheden of rechten, maar met de wijze waarop deze worden uitgeoefend.

Professionaliseringsslag bij VO
De leden van het VO worden benoemd door de sociale partners. Bij de inrichting van het VO in 2014 is, naar onze inzichten, vaak meer gekeken naar de mate waarin alle relevante partijen zich vertegenwoordigd zagen, dan naar de intrinsieke kwaliteit van de VO-leden in termen van kennis, vaardigheden en competenties. Het feit dat er geen formele geschiktheidseisen gelden voor VO-leden heeft dit in de hand gewerkt. Ook heeft de vaak grote omvang van het VO (lees: aantal leden) de slagvaardigheid en kwaliteit niet bevorderd.

Het VO is dus in het algemeen gestart met een kennisachterstand.

In de afgelopen jaren zijn er verschillende initiatieven geweest om de bevoegdheden van het VO uit te breiden.

Een wetsvoorstel van Van Weyenberg in 2017 behelsde het idee om het VO goedkeuringsrecht te geven voor elk voorgenomen besluit over het uitsluitingsbeleid en een wettelijk verankering van het adviesrecht over verantwoord beleggen. Dit initiatiefwetsvoorstel heeft het niet gehaald.

Ook is sprake geweest van de instelling van een aparte Code voor Verantwoordingsorganen, zoals we die kennen voor intern toezichthouders. Ook dit voorstel is gestrand.

De noodzakelijke professionalisering van het VO is daarom voor het grootste deel een autonoom proces geweest. Bij sommige VO’s is dit uitstekend verlopen. Bij andere is het nog work in progress.

Het VO kan veel zelf doen
Ondanks de beperkte ‘macht’ van het VO groeit het orgaan uit tot een volwaardig onderdeel van de zeggenschap rond het pensioenfonds.

Professionalisering ‘op eigen kracht’ is mogelijk en al door verschillende VO’s in de praktijk gerealiseerd.

De kwetsbare rechtspositie van VO-leden kan gecompenseerd worden door aanvullende afspraken tussen VO en bestuur over voorwaarden voor ontslag.

De kennisachterstand kan ingelopen worden door gebruikmaking van het recht op informatievoorziening. Ook de inzet van externe specialisten is behulpzaam. Een jaarlijkse beoordeling van de effectiviteit van zijn rol in het krachtenspel van het fonds kan het VO helpen om naar de toekomst toe haar positie te versterken.

Het formuleren van doelstellingen en het opstellen van een jaarplan geeft houvast in het proces en duidelijkheid aan interne en externe stakeholders. Dit geldt in dezelfde mate voor het opstellen van een duidelijk normenkader en een adviesprotocol.

Tot slot, misschien wel het belangrijkste aspect, heeft het VO bij benoemingen de ruimte een vorm van zelfregulatie toe te passen door zelf geschiktheidscriteria op te stellen.

Deze opsomming is niet limitatief. Er zijn vele manieren om de kracht van het VO te versterken. Invloed kan een machtig wapen zijn. Of, zoals Peter Laaper het treffend adviseerde tijdens een bijeenkomst van VO-leden: “Speak softly, but carry a big stick”!

De rol van het bestuur
Het principe is dat het bestuur het VO faciliteert in zijn functioneren. Dit is een rekbaar begrip.

In alle eerlijkheid moeten we vaststellen dat menig fonds niet al te veel moeite heeft gedaan om de inspraak van het VO op een zo hoog mogelijk niveau te tillen.

Pensioenfondsbestuur anno 2020 is complex. Tal van uitdagingen vragen tijd, energie en geld van de bestuursleden en een strakke prioritering. Het is aannemelijk dat eenvoudigweg de motivatie heeft ontbroken om het VO actief te ondersteunen.

Wij willen op deze plaats een lans breken voor een actieve opstelling van besturen richting het VO. Investeer in het kennisniveau. Wees liberaal en boven wettig in de informatieverstrekking. Betrek het VO bij belangrijke strategische en tactische overwegingen.

Creëren we daarmee niet automatisch een potentiële tegenspeler in het toch al complexe krachtenveld? Ja, dat zou kunnen, maar de vraag is of dat onwenselijk is. Wij zijn overtuigd dat een sterke rol van het VO leidt tot meer draagvlak voor het bestuursbeleid. Dit versterkt de bestuurskracht en maakt het eenvoudiger om majeure maatregelen door te voeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het bouwen van een nieuwe regeling. Hierbij is de rol van het VO zeer bepalend.

Kortom, een volwassen positie voor het VO is een essentieel onderdeel van Good Governance. Dus laten we ons niet afsluiten, maar juist kiezen voor transparantie en niet bang zijn voor discussie of het krijgen van kritiek. “Zonder wrijving geen glans” is in dit verband een wijs gezegde.

Xudoo Pensioenfonds Bestuur
Maas Simon, partner
Peter Priester, partner

Geraadpleegde bronnen
– Verslagen bijeenkomsten VO, georganiseerd door de Pensioenfederatie
– ‘VO AVH kon geen enkele invloed uitoefenen’ (PensioenPro, 16/10/2020)
– ‘Geef VO meer houvast met een code’ (PensioenPro, 29/10/2020)