De valkuilen van uitbesteding – Een praktisch perspectief
Inleiding
In april 2019 verscheen Het Excellente Pensioenfonds (editie 2019) bij Wolters Kluwer. Een omvangrijk standaardwerk met praktische handvatten voor (aankomende) pensioenfondsbestuurders. In de uitgave komen alle belangrijke aspecten aan bod: van vermogensbeheer en risicomanagement, tot zelfevaluatie en fund governance.
Wij mochten aan Het Excellente Pensioenfonds een bijdrage leveren met het hoofdstuk Uitbestedingen, in plezierige samenwerking met Paul de Geus (Watergeus Consultancy).
Wij hebben het onderwerp uitbestedingen vanuit twee perspectieven benaderd.
De eerste invalshoek beschrijft de strategische verankering van uitbesteding, de organisatie, de procesgang en de relevante wet- en regelgeving. Het in control zijn van het bestuur speelt hier als een rode draad doorheen.
Het tweede perspectief gaat over de valkuilen bij uitbesteding. We beschrijven hier de niet geschreven regels en de niet te kwantificeren risico’s die wel degelijk een rol spelen bij uitbesteding van (kern)taken.
Onderstaand vijf voorbeelden van deze valkuilen:
Strategisch uitbesteden is een dynamisch proces – periodieke toets uitgangspunten
De omgeving waarin een pensioenfonds opereert is aan voortdurende verandering onderhevig. Wet- en regelgeving kunnen wijzigen. Maatschappelijke en politieke opvattingen kunnen verschuiven. Bestuurlijke inzichten kunnen migreren aan de hand van gewijzigde omstandigheden.
Er bestaat een risico dat gaandeweg de grondslagen van het uitbestedingsbeleid niet meer (volledig) stroken met de nieuwe werkelijkheid van de interne en externe omgeving.
Het verdient daarom aanbeveling niet alleen de uitvoering van het beleid te monitoren maak ook periodiek een check uit te voeren op de verbinding tussen visie, missie, kernwaarden en strategie enerzijds en de uitgangspunten van het uitbestedingsbeleid anderzijds.
Samenstelling selectiecommissie – voorkomen van bias en vooroordelen
Het selecteren van uitbestedingspartners geschiedt op basis van vastgestelde criteria en processtappen. Toch blijft het selectieproces ook mensenwerk. Leden van de selectiecommissie kunnen een (onbewuste) bias hebben voor beschikbare marktpartijen naar aanleiding van historische en/of subjectieve ervaringen.
Het is belangrijk dat de samenstelling van de selectiecommissie zo veel mogelijk tegenwicht aan mogelijke bias geeft. Een maximale diversiteit (leeftijd, netwerk, specialisatie) biedt hiervoor de beste garantie.
Het is belangrijk in ogenschouw te nemen dat het uitbesteden van het selectieproces nog geen garantie voor neutraliteit en objectiviteit is. Ook daarvoor aangestelde gespecialiseerde uitbestedingsmanagers hebben ervaringen en percepties van proven quality die contraproductief kunnen werken.
Aansprakelijkheid – prikkel tot prestatie
In een uitbestedingsovereenkomst worden per definitie afspraken gemaakt over aansprakelijkheid van de dienstverlener. Deze zal in het algemeen trachten deze aansprakelijkheid tot een minimum te beperken.
Het pensioenfonds daarentegen heeft belang bij een verregaande aansprakelijkheidsstelling van de dienstverlener. Dit versterkt het in control zijn. Bovendien is het voor de dienstverlener een extra prikkel om optimaal te presteren.
In de praktijk komt men uit op een tussenvorm, waarbij de dienstverlener niet volledig aansprakelijk is voor alle tekortkomingen, maar wel een serieuze prikkel krijgt om zich optimaal in te zetten en daarvoor alle relevante maatregelen te nemen.
Verplichtingen naar toezichthouders – koudwatervrees bij dienstverleners
DNB en de AFM houden toezicht op de werkzaamheden van pensioenfondsen. Wanneer een pensioenfonds werkzaamheden uitbesteedt, dreigen deze aan het toezicht van de toezichthouder te worden onttrokken. Uitbesteding mag echter het toezicht niet belemmeren. Daarom moet een uitbestedend pensioenfonds in elke uitbestedingsovereenkomst een tweetal bedingen ten gunste van de toezichthouder opnemen. Het eerste is een verplichting om informatie waar de toezichthouder (ter uitvoering van zijn wettelijke taak) om vraagt, rechtstreeks aan de toezichthouder ter beschikking te stellen. Het tweede betreft de mogelijkheid voor de toezichthouder om ter plaatse van de dienstverlener onderzoek te (laten) verrichten.
Het opnemen van deze bedingen stuit in de praktijk nogal eens op weerstand. Dienstverleners zijn weleens bang dat toezichthouders te pas en te onpas bij hen op de stoep staan. Die vrees is onterecht. De toezichthouder moet zich in beginsel steeds wenden tot het pensioenfonds.
De uitbestedingsovereenkomst: meer dan een papieren tijger!
Pensioenfondsen en dienstverleners besteden uit de aard van de zaak veel aandacht aan de formulering van alle contracten en SLA’s die samenhangen met het vormen van een uitbestedingsrelatie.
De praktijk leert dat het afronden van alle contractuele zaken niet het eind van een cyclus is, maar een begin. De overeenkomst komt ‘tot leven’ door menselijke interventies en interpretaties. De kwaliteit van de uitbestedingsrelatie heeft een contractuele basis nodig, maar komt pas werkelijk tot wasdom als alle betrokken partijen bereid zijn tot communicatie, overleg, discussie, verstandig probleemmanagement. De menselijke maat laat zich moeilijk in contracten beschrijven, maar is uiteindelijk doorslaggevend voor de kwaliteit en gevoelstemperatuur van een relatie. En die kwaliteit moet voortdurend worden verhoogd, net zoals de gevoelstemperatuur. In het belang van alle betrokken partijen!
Slot
De bovenstaande informatie is ontleend aan het hoofdstuk Uitbestedingen van Het Excellente Pensioenfonds. Naar onze mening een must read voor ieder die professioneel betrokken is bij het bestuur van of toezicht op pensioenfondsen in Nederland.
Wij hebben met zeer veel plezier onze kennis over uitbesteding gedeeld en hopen dat pensioenfondsprofessionals zich in de inhoud herkennen en wellicht elementen oppikken om hun beleid en uitvoering te verrijken.
Xudoo Pensioenfondsbestuur
Maas Simon, partner
Peter Priester, partner
Paul de Geus, co-auteur hoofdstuk Uitbesteding
Bron: Het Excellente Pensioenfonds, Wolters Kluwer, editie 2019